07 Apr Einführung von Microsoft Teams – Die Erfolgsfaktoren
Im Verlauf der letzten Monate durfte ich einige Kunden unterstützen, welche während der Pandemie in einer Nacht-und Nebel-Aktion Microsoft Teams eingeführt haben. Dabei musste ich feststellen, dass vor allem Unternehmen, welche Teams nicht nur als Tool für Videokonferenzen, sondern auch als umfassende Kommunikations- und Kollaborationslösung einsetzen, meist relativ plan- und konzeptlos vorgegangen sind. Dies führte leider sehr oft innerhalb weniger Wochen zu einem kleineren Chaos im Bereich der Datenablage und machte das Auffinden von relevanten Informationen für die Mitarbeitenden schier unmöglich.
Es war nicht immer leicht, diese Situation im laufenden Betrieb zu korrigieren, Teams gemäss den Bedürfnissen der Organisation zu strukturieren und den Mitarbeitenden gewisse Vorgehensweisen, welche sich sehr schnell eingeschlichen hatten, wieder abzugewöhnen.
Deshalb empfehle ich allen Unternehmen, die Einführung von Microsoft Teams gut zu planen und strukturiert umzusetzen. Meine Erfahrungen zeigen dabei, dass vor allem folgende fünf Punkte für eine erfolgreiche Einführung elementar sind:
Projektstrukturen und Zuständigkeiten: Im Rahmen der Projektinitialisierung müssen grundlegende Themen des Projektes definiert werden. Hierzu gehören u.a. das Festlegen von Zuständigkeiten und Verantwortungen der Projektorganisation, das Festhalten einer Projektvision und von konkreten, messbaren Projektzielen sowie eines realistischen Projektplans. Dabei muss ein grosser Fokus auf das Veränderungsmanagement und das “Onboarding” der Mitarbeitenden in der neuen Kollaborationswelt gelegt werden.
Klare Richtlinien: Die Erarbeitung einer Teams «Governance», welche die Richtlinien für die Konfiguration und den Betrieb der zukunftsweisenden Plattform festhält, ist unumgänglich und sollte innerhalb der Organisation breit abgestützt sein. Zusätzlich können «Spielregeln» definiert werden, in welchen die Form der Zusammenarbeit sowie der Umgang und die effiziente Nutzung der diversen Tools und Apps festgehalten wird.
Etablierung einer Champions-Community: Champions agieren als Bindeglied zwischen der Belegschaft und dem Projektteam und vertreten dabei die Mitarbeitenden im Projekt. Egal ob bei der Definition der zukünftigen Teams-Struktur, beim Begleiten der Kolleg*innen im Veränderungsprozess, der Schulung der Belegschaft oder beim Einbringen von geschäftsrelevanten Anwendungsszenarien, die Champions sind elementar für den Erfolg des Projektes und sollten innerhalb der Organisation querbeet (vom Lehrling bis zum Kader) rekrutiert werden.
Einbinden des Managements: Je stärker das Management in das Projekt eingebunden ist, desto grösser ist die Chance für eine erfolgreiche Projektumsetzung. Die Führungsetage nimmt eine wichtige Rolle als Vorbild (Pilotbetrieb) ein und unterstützt das Projektteam bei der Kommunikation. Umfragen belegen, dass die Glaubwürdigkeit der kommunizierten Botschaft bei den Mitarbeitenden in Relation zur Hierarchiestufe zunimmt.
Migrationsanalyse und Migrationskonzept: Ob wohl es sich bei der Einführung von Teams primär um ein Veränderungsprojekt und weniger um ein Technologieprojekt handelt, ist der Migration der Daten von der bestehenden Datenablage auf die mit Teams korrespondierende SharePoint Infrastruktur ein hohes Augenmerk beizumessen. Sehr oft können bestehende Ordnerstrukturen nicht 1:1 auf die neue Plattform migriert werden, sondern müssen mit Migrationstools in die entsprechenden Teams und Kanäle verschoben werden.
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(Beitrag von Martin Regli)