passion4IT | Agilität und Effizienz im digitalisierten Projektgeschäft
passion4IT GmbH ist ein Beratungsunternehmen für Digitale Strategien und Projekte. Wir begleiten Schweizer KMU in der erfolgreichen Umsetzung ihrer digitalen Vorhaben.
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Agilität und Effizienz im digitalisierten Projektgeschäft

Agilität und Effizienz im digitalisierten Projektgeschäft

Ob Architekten, Unternehmensberater, Softwareentwicklungshäuser oder Werbeagenturen: Projektdienstleister bewegen sich in einem Umfeld von sehr komplexen Wertschöpfungsprozessen. Einerseits. Andererseits profitieren eben gerade diese Branchenzweige besonders von der Digitalisierung. Im Zentrum stehen dabei die Intensivierung von Kundenbeziehungen, die Steigerung der Produktivität im Unternehmen, die Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle sowie die IT-Sicherheit.

Die Wertschöpfung von Dienstleistern im Projektgeschäft unterscheidet sich deutlich von anderen Unternehmen. Ein hohes Mass an Kommunikation und eine intensive Abstimmung mit den Kunden prägen den Arbeitsalltag. Produkte sind in hohem Masse individualisiert, Projekte werden agil entwickelt, die Kunden sind meist unmittelbar an der Leistungserstellung beteiligt. Jedes Projekt ist also anders. Dieser Individualität Rechnung zu tragen und gleichzeitig eine möglichst hohe Effizienz zu wahren, ist die alltägliche Herausforderung dieser Unternehmen.

Wer soll da den Überblick behalten?

Unzählige Projekte zeitgleich, sich überschneidende Teams und dazu Dokumente, die einmal per E-Mail mit inkonsistenten CC-Empfängerlisten, dann wieder per gemeinsamer Dateiablage oder auch als kopiertes Sitzungsprotokoll verteilt werden. Nicht nur am Ende, sondern auch mittendrin im Projekt ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten. Immer mehr Arbeitszeit wird entsprechend für die Organisation und die Abstimmung aufgewendet. Zeit, die für das eigentliche Projektgeschäft und die Arbeit «am Kunden» fehlt.

Katalysator für Kreativität und Zusammenarbeit

Dabei entfalten die Digitalisierung und die damit einhergehenden neuen Arbeits- und Zusammenarbeitsmodelle gerade in diesem komplexen, dynamischen Umfeld ihre ganze Stärke. Neue Technologien bieten Dienstleistungsunternehmen nicht nur neue strategische Geschäftsmöglichkeiten, sondern auch ganz praktische Hilfsmittel für den Alltag.

Neue Möglichkeiten der Gestaltung, Berechnung, Organisation oder der 3-D Visualisierung brechen altbekannte Limitationen auf und eröffnen der Kreativität von Architekten, Planern und Grafikern neue Dimensionen.

Die zunehmende Mobilität und Vernetzung erleichtert und beschleunigt die Kommunikation zwischen Auftraggebern, Planern und Umsetzungspartnern. Durch den digitalen Wandel wird in besonderer Weise die Art der internen und externen Zusammenarbeit massgeblich verändert.

Wirtschaftlichkeit und Geschwindigkeit als Erfolgsfaktor           

Auch unter den projektbezogenen Dienstleistern hat sich der Wettbewerbsdruck in den letzten Jahren erhöht, wenn auch weniger stark als in anderen Branchen. Gleichwohl zielt die Digitalisierung des Projektgeschäftes vor allem auf einen Faktor ab, die Wirtschaftlichkeit: Die Wettbewerbsfähigkeit soll gestärkt, interne Prozesse beschleunigt und die Kostenstruktur optimiert werden.

Für überquellende E-Mail-Postfächer und stundenlanges Zusammentragen von konsistenten, aktuellen Informationen bleibt da kein Platz mehr.

Im Vergleich zu anderen Branchen stehen für Projektdienstleister zwar sehr wohl auch Themen wie die Zusammenarbeit mit Partnern oder die Erschliessung von neuem Marktpotenzial im Raum. Als hauptsächliche Digitalisierungstreiber rücken aber klar die Beschleunigung der internen und externen Prozesse und Arbeitsabläufe und die Individualisierung von Produkten und Dienstleistungen ins Zentrum. So erreichen Unternehmen schlussendlich wiederum eine bessere Integration der Kunden in den Entwicklungsprozess und eine schnellere, zielgerichtete Verfolgung der mit dem Kunden gemeinsam definierten Ziele.

Agilität als neue Schlüsseldisziplin

Durch die Digitalisierung lassen sich Prozesse effizienter, schneller und ganzheitlicher gestalten, als dies manuell und mit analogen Technologien möglich wäre. Diese Tatsache trifft zwar auf alle Branchen zu, ist für projektbezogene Dienstleister aber von besonderer Bedeutung, weil während eines Auftrags oft dutzende Ansprechpartner, Geschäftspartner und Dienstleister in verschiedene Prozesse eingebunden werden müssen – und das bei jedem Projekt von Neuem und in neuer Zusammensetzung. Die starke Orientierung an spezifischen Kundenwünschen führt über die Projektlaufzeit darüber hinaus oft zu Veränderungen am Zielprodukt, die auch alle nachgelagerten Prozesse betreffen.

Prozessübergreifende Transparenz: jederzeit und überall

Hier entfaltet die Digitalisierung ihr volles Potenzial, zeichnet sie sich doch primär durch neue Geschwindigkeiten im Informationsaustausch und eine direkte, medienbruchfreie Interaktion von verschiedenen Anspruchsgruppen aus. Durch die unmittelbare Echtzeit-Interaktion von verschiedenen Projektbeteiligten über moderne Communication- und Collaboration-Plattformen bietet sich ein hohes Effizienzpotential, das bislang aufgrund benötigter Feedbackschlaufen und Medienbrüchen nicht zugänglich war.

Alle Daten und Informationen, Spezifikationen und Feedbacks eines Projektes, ob in strukturierter oder unstrukturierter Form, laufen auf einer zentralen Plattform zusammen und können dort jederzeit und von allen Projektbeteiligten abgerufen werden. So wird sichergestellt, dass alle Anspruchsgruppen jederzeit über alle notwendigen, aktuellen Informationen verfügen. Gleichzeitig wird die Projektdokumentation quasi «on the fly» sichergestellt und steht auch nach Abschluss des Projektes jederzeit im Zugriff.

Auch den gestiegenen Mobilitätsanforderungen wird mit modernen Communication- und Collaboration-Lösungen Rechnung getragen. Wo Dienstleistungen agil und möglichst nahe «am Kunden» erbracht werden, muss der barrierefreie Zugriff auf alle relevanten Projekt- und Kundendaten auch von unterwegs, beim Kunden Vor-Ort oder beispielsweise auf einer Baustelle ohne stabile Netzwerkverbindungen möglich sein.

Durch die übergreifende Digitalisierung von Geschäftsprozessen erhält dabei auch das Management die gewünschte prozessübergreifende Transparenz, kann die Projektsteuerung auf Basis eines vollständigen Gesamtbildes effizient und zielgenau ausüben und auch in stürmischen Zeiten die Terminplantreue und Budgeteinhaltung sicherstellen.

Bei aller Begeisterung…

Wo immer mehr Daten elektronisch gespeichert und mit externen Anspruchsgruppen gemeinsam bearbeitet werden, muss dem Thema Sicherheit besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Dies betrifft einerseits den sicheren Zugriff auf Daten und Anwendungen. Andererseits aber auch die sichere Datenübertragung und -speicherung. Ein besonderes Augenmerk gilt es dabei auf die Einhaltung der regulatorischen Rahmenbedingungen in der Schweiz, aber auch auf die branchen- und kundenindividuellen Compliance-Vorgaben zu legen. Dies kann sowohl die Angst vor dem Verlust von Fachwissen oder der Verletzung von Urheberrechten betreffen, als auch die Gefahr eines potenziellen Diebstahls sensibler personen- oder projektbezogener Daten, deren Verlust erhebliche rechtliche oder finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen könnte. Von der Pflicht zur Kür gelangen projektbezogene Dienstleister hier besonders, wenn sie gegenüber ihren Kunden die Datenschutz- und Compliance-rechtlichen Aspekte der Geschäftsbeziehung proaktiv ansprechen und hier auch in der Lage sind, verschiedene Angebote – mit unterschiedlicher Kostenstruktur für den digitalen Bereich der Leistungserbringung – bereitzustellen. Als einfachstes Beispiel kann hier sicherlich die Option einer reinen Datenhaltung in der Schweiz versus einer global aufgestellten Cloudlösung genannt werden.

Fazit

Halten wir fest: Projektbezogene Dienstleister unterscheiden sich von anderen Branchen durch die starke Einbindung ihrer Kunden über die gesamte Projektphase und Wertschöpfungskette – von der Information und Kommunikation über Verkauf und Beratung, die eigentliche Leistungsentwicklung und -erbringung bis hin zum Kundenbeziehungsmanagement.

Für projektbezogene Dienstleister ist die Digitalisierung in erster Linie eine Chance für mehr Innovationen, Produktivität und Effizienz und sollte nicht als lästige Pflicht angesehen werden.

Unternehmen sollten sich im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategie die folgenden Fragen stellen:  Welche Prozesse kann ich digitalisieren? Welche Potenziale eröffnen sich dadurch, einerseits in der Stärkung der Kundenbindung, in der Steigerung der Prozesseffizienz oder auch der Entwicklung neuer, digitaler Produkt- und Leistungsbestandteile? Sind die damit verbundenen Investitionskosten zu rechtfertigen? Auf der Suche nach Antworten auf diese Fragen können der Blick auf Best Practices oder Case Studies anderer Unternehmen helfen. Interviews mit Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern identifizieren Medienbrüche und Effizenzverluste. Gespräche mit Digitalisierungsexperten und verschiedenen Anbietern für Digitalisierungslösungen schliesslich geben neue, kreative Ideen und eröffnen Visionen für eine erfolgreiche digitale Zukunft im eigenen Unternehmen.

(Beitrag von Tanja Regli)

Zuerst erschienen in: topsoft Fachmagazin 03/2017

 

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